[영어 이메일 잘 쓰기] 업무 영어 이메일 잘 쓰는 법, 기본 구성 및 영어표현

 영어 이메일은 주제 및 상황에 맞게 세 가지 요소인 도입부, 본문과 맺음말의 형식 안에서 작성되어야 합니다.  

특히, 업무(비즈니스) 이메일은 내용의 정확성과 명료한 전달이 중요하며 정중하게 격식을 갖추는 것이 좋습니다. 

 

이메일의 기본 구성을 살펴볼게요.  

인사말(Salutations)

Dear...

 

예시)

Dear Mr. Jordan,

Dear Colleagues, 

Dear Sirs, => 성중립에 어긋난다는 이유로 사용 빈도가 줄어들고 있습니다. 

Dear Sir/Madam: => ,(콤마) 대신 :(콜론)은 더욱 격식을 갖춘 이메일에 사용합니다. 

To Whom It May Concern =>'관련자께'라는 의미로 수신자의 이름을 모르는 경우 대신 사용하기도 합니다. 

 

1. 도입부(Introduction)

도입부는 예의와 친절함으로 시작하는 것이 좋습니다. 

 

Thank you for... (...에 감사드립니다.)

We are pleased to inform you that... ( ...을 전하게 되어 기쁘게 생각합니다.)

I am writing to... (... 하기 위해 메일을 씁니다.)

 

2. 본문(Body)

 1) 메일 본문은 메일 하나에 한 주제만 언급해야 합니다. 바쁘고 과다한 정보에 시달리는 사람들에게 여러 주제를 한꺼번에 제시하면 전달하고자 하는 메시지를 효과적으로 전달할 수 있습니다. 

 

 2) 문단의 첫 문장에 주제 문장을 적어야 수신자가 내용을 쉽게 파악할 수 있습니다. 

 

 3) 메일이 길어질 때는 섹션 제목(heading)을 나누어 적습니다. 

 

 4) 첨부파일을 활용해요. 수신자가 전체 내용이 한 눈에 들어오기 쉽도록 내용을 명료하게 작성하고 상세 내용은 첨부파일로 전달하는 것도 좋습니다. 

 

News 소식

Instructions 지시

Requests 요청

Information 정보제공

Opinions 의견제공

Apologies 사과 

Attachment  첨부파일

 

3. 맺은말(Closing)

맺은말은 본문의 내용이 좋든 나쁘든 긍정적이고 미래지향적인 표현으로 마무리하는 것이 좋습니다. 

아래는 자주 사용하는 표현입니다. 

 

I look forward to hearing from you.

(귀하의 답변을 기다리겠습니다.)

Should you have any questions or requirements, please feel free to contact us.

(문의나 요청 사항이 있으시면 언제든 연락하여 주시기 바랍니다.)

I hope that we have adequately addressed your concerns.

(귀하의 우려에 저희가 적절히 대응했기를 희망합니다.)

We thank you for your cooperation and kindly acknowledge receipt of this email.

(협력하여 주셔서 감사드리며 수신확인을 위해 회신 요청드립니다.)

 

결구(Complimentary Close)

이메일에서 사용하는 결구는 상대방과의 친근한 정도나 업무의 성격에 따라 사용하는데, 업무(비즈니스) 이메일은 아래와 같은 표현을 자주 사용합니다. 

 

Very truly yours, 

Kind regards, 

Regards,

 

서명(Signature)

보낸 사람 정보 및 연락처